Ofis sənədlərini təşkil etmək çətin bir iş ola bilər, xüsusən də böyük miqdarda fayl və sənədləriniz olsa da, ağrılı bir proses olmağa ehtiyac yoxdur. Əvvəlcədən planlaşdırmaq və bir fayl sisteminə qərar vermək, sənədlərinizi işinizə uyğun təşkil etməyə və vacib sənədləri daha səmərəli tapmağınıza kömək edə bilər. Dosyalarınızı yaxşı qaydada saxladıqdan sonra, fayllarınızı bu şəkildə saxlamaq üçün ardıcıl bir sistemə sadiq qalmalısınız.
Addımlar
Metod 1 /3: Sistem İnkişaf etdirmək
Addım 1. Fayl kateqoriyalarını yaradın
Dosyalarınızı təşkil etmək istəyirsinizsə, etməli olduğunuz ilk şey, sıralamaq üçün hansı əsas kateqoriyalardan istifadə edəcəyinizə qərar verməkdir. Fərqli ofis növləri fərqli kateqoriyalara sahib olacaq, lakin ümumi sistem eynidir. Dosyalarınızı mənalı bir şəkildə sıralayan bir sistem tapmalısınız.
Məsələn, bir hüquq bürosunda işləyirsinizsə və müştəri sənədlərini təşkil etməlisinizsə, ümumi iş növlərinə görə sıralaya bilərsiniz: məhkəmə, sınaq, korporativ, inzibati və s
Addım 2. Alt kateqoriyalar qurun
Hər bir kateqoriya daxilində, alt kateqoriyaların siyahısını hazırlayaraq daha konkret ola bilərsiniz. Təqdim edilməli olan hər hansı bir kağız parçası iki şərtlə təyin edilə bilər - ümumi kateqoriya və sonra alt kateqoriya.
Məsələn, maliyyə məsələləri üçün bir sənəd sistemi qurursanız, "Giden Ödəmələr" ümumi bir kateqoriyanız ola bilər və sonra satıcılar, təchizatçılar, xidmətlər, peşəkarlar və inzibati xərclər alt kateqoriyalarını qura bilərsiniz
Addım 3. Rəng kodlaşdırma sistemindən istifadə edin
Bu sadə səslənir, ancaq sənədlərinizə sürətli daxil olmaq üçün onları təşkil etmək üçün çox təsirli bir yol ola bilər. Sənəd sisteminizdə neçə fərqli kateqoriyaya sahib olacağınıza qərar verin və sonra bir çox fərqli rəngli qovluqdan istifadə edin.
Tamamilə rəngli olan qovluqlardan istifadə etmək əvəzinə adi manila qovluqlarından istifadə edib rəngli etiketlər əldə edə bilərsiniz. Daha sonra daha çox görünmək üçün etiketləri üst nişana, qovluğun kənarına və ya hər ikisinə yapışdıra bilərsiniz
Addım 4. Faylları etiketləyin
Ofisinizdəki hər bir faylın artıq aydın bir yeri var. Etiketi hər bir qovluğun nişanına aydın və səliqəli yazmalısınız ki, haraya aid olduğunu biləsiniz. Hər bir fərdi qovluqdakı etiket ümumi kateqoriya ilə başlamalı və sonra xüsusi alt kateqoriya ilə izlənilməlidir. Məsələn, satıcılarınıza ödəmə qeydləri olan bir qovluqda "Giden Ödəmələr / Satıcılar" yazısı olardı.
- Hər bir sənəddəki etiketlər mümkün qədər səliqəli və ardıcıl olaraq çap olunmalıdır. Etiketləri formatlaşdırmağa imkan verən bir proqram paketini çox asanlıqla satın ala bilərsiniz, buna görə də kompüterinizdən istifadə edərək yazıb çap edə bilərsiniz.
- Etiketlərinizi kompüterinizlə çap etsəniz, uyğun bir şrift ölçüsü və üslubu istifadə etməlisiniz. Əl ilə çap edirsinizsə, ardıcıl və mümkün qədər səliqəli olmağa çalışmalısınız.
Addım 5. Faylları əlifba sırası ilə sıralayın
Sənəd sisteminiz qurulduqda və bütün qovluqlarınızı yaratdıqda, onları qaydasına salın. Ümumi qovluqları əlifba sırası ilə sıralamalısınız. Hər bir ümumi qovluqda alt kateqoriyaların hamısı əlifba sırası ilə sıralanmalıdır.
Bəzi məlumatları mövzu etiketinə görə deyil, tarixə görə sıralamağı seçə bilərsiniz. Əgər belədirsə, sənədlərinizi önünüzdəki ən yeni maddələrlə sıralamağın və ən köhnəsinə keçməyin və ya əksinə daha məntiqli olub -olmadığına özünüz qərar verməlisiniz
Addım 6. Hər bir sənəd çekmecesinde bir neçə düym boşluq buraxın
Sənəd sisteminizi qurarkən, faylların böyüməsi üçün yer buraxmalısınız. Zaman keçdikcə, şübhəsiz ki, hər bir qovluğa əlavə etmək üçün daha çox sənəd alacaqsınız. Fayllarınızın genişlənməsi üçün yer buraxın. Əks təqdirdə, yer açmaq üçün daha sonra bütün bölmələri və ya fayl çekmecələrini hərəkət etdirmək çətin işiniz olacaq.
Metod 2 /3: Düzensiz Faylları Sıralama
Addım 1. Sənəd tələb olunan bütün materialları toplayın
Təşkil edilməmiş və qarışıq vəziyyətdə olan bir sənəd toplusu ilə başlayırsınızsa, sənədləri bir yerə yığaraq başlamalısınız. Bir iş yeri tapın və hər şeyi bir yığına yığın. Bundan sonra təşkilatlanma üzərində işləyə biləcəksiniz.
Addım 2. Sənədləri "hərəkət" və "sənəd vermək" üçün iki qrupa bölün
"İlk addım olaraq, dərhal hərəkətə ehtiyacı olan hər şey üçün bir qovluq və ya yığın hazırlamalısınız. Bu sənədlər təqdim edilməməlidir və ya edilməli olan işi etməyi unutmayın. Tezliklə həll ediləcək bu "hərəkət" qovluğunu kənara qoyun. Daha sonra qalan sənədləri doldurmağa davam edin.
"Fəaliyyət" faylını təşkil edin. Dərhal həll edilməli olan sənədlər, etməli olduğunuz işlərə görə daha kiçik qruplara ayrılmalıdır. Məsələn, zəng etmək, yazmaq, çatdırmaq və ödəmək kimi alt kateqoriyalar qurun
MÜHASİR İPUCU
Ashley Moon, MA
Organizational Specialist Ashley Moon is the Founder and CEO of Creatively Neat, a virtual organizing and life coaching business based in Los Angeles, California. In addition to helping people organize their best life, she has a fabulous team of organizers ready to de-clutter your home or business. Ashley hosts workshops and speaking engagements at various venues and festivals. She has trained with Coach Approach and Heart Core for organizing and business coaching respectively. She has an MA in Human Development and Social Change from Pacific Oaks College.
Ashley Moon, MA
Organizational Specialist
Our Expert Agrees:
Sort your papers by what needs action straight away, like bills or forms to fill out, and what doesn't require action but might in the future, like tax forms and other legal documents. The middle category of papers is those you pull out as needed, like manuals and directories. Sort the files into a drawer based on which type of action they need, placing the immediate response papers in front.
Addım 3. Hər kağızı bir dəfə götürün
Doldurduğunuz boş sənədləri sıralayarkən, nəzərdən keçirərkən hər biri haqqında qərar verin. Kağızı götürün, üzərində oxuyun, sənəd sisteminizdə hansı kateqoriyaya və alt kateqoriyaya aid olduğuna qərar verin və sonra kənara qoyun. Bu şəkildə işləmək, sənədləşmədə ardıcıllığa kömək edəcək və hər bir maddə ilə yalnız bir dəfə məşğul olmaqla vaxtınıza qənaət etməyə kömək edəcək.
Hər bir maddəni nəzərdən keçirərkən, hətta saxlamağa da ehtiyacınız olub olmadığını müəyyən etməlisiniz. Kağız artıq işlənmiş bir şeydirsə və bir qeyd olaraq saxlamağınız lazım olan bir şey deyilsə, onu təqdim etməkdənsə atmağı düşünün
Addım 4. Hər bir maddəni açın
Əlinizdə olan sənədlərin çoxu yazışmalarla gəlmiş olacaq və çox güman ki, zərflərdə və bükülmüşdür. Kağızları zərflərindən çıxarın, düz bir şəkildə açın və sonra sənəd verin. Hər bir kağızı bu şəkildə doldurmaq, qovluqlarınızın yığılmış kağızların yığıldığı yerlərdə qabarıqlıq olmadan fayl çekmecəsinə bərabər şəkildə oturmasına kömək edir.
- Hər hansı bir zərf saxlamaq lazım olub olmadığına qərar verin. Əksər hallarda zərflər lazımsızdır və atıla bilər. Ancaq çatdırılma və ya poçt markasının sübutuna ehtiyacınız ola biləcəyini düşünürsünüzsə, zərfləri kağızlara yapışdırmalı və bir yerdə saxlamalısınız.
- Birdən çox kağız birlikdə yapışdırılmalıdır. Bu, şeylərin ayrılmasını və ya itirilməsinin qarşısını alacaq. Zımbalar kağız kliplərdən daha üstündür, çünki (a) fayllara daha çox uyğun gəlir və (b) sürüşmə problemi yoxdur.
Metod 3 /3: Dosyalarınızı saxlamaq
Addım 1. "Fayl üçün" səbətindən istifadə edin
Ofisinizə yeni yazışmalar daxil olduqda və ya yeni sənədlər hazırlandıqda, dərhal sənəd verə bilməyəcəksiniz. İmkan daxilində verilməsi lazım olan hər şeyi bir yerə yerləşdirməlisiniz. Masanızda "Dosyaya" etiketli bir səbət, hazır olana qədər bu kağızları kənara qoymaq üçün yaxşı bir yoldur.
Addım 2. Təqdimat üzərində işləmək üçün ardıcıl vaxt təyin edin
Mümkünsə, hər gün və ya həftədə yeni sənədlərin hazırlanması üzərində işləyə biləcəyiniz ardıcıl bir vaxt təyin edin. Rəsminizi müntəzəm bir hissə halına gətirsəniz, daha çox onunla ayaqlaşacaqsınız.
- Məsələn, günün sənədlərini vermək üçün hər günün son yarım saatını ayıra bilərsiniz. Bu kifayət deyilsə, nahar yeməyinə getməzdən əvvəl və sonra günə getməzdən əvvəl gündə iki dəfə sənəd verməyə çalışa bilərsiniz.
- Uğurun açarları ardıcıllıq və təkrarçılıqdır.
Addım 3. Fayllara girişi olan başqalarının sistemi anladığından əmin olun
Dosyalarınızı istifadə edən yeganə adamsınızsa, yaratdığınız nizamı asanlıqla qoruya bilməlisiniz. Bununla birlikdə, digər insanların sənədlərinizdəki sənədləri istifadə etməsi lazımdırsa, yaratdığınız sistemi başa düşdüklərinə və təqib etdiklərinə əmin olmalısınız. Sənədlərin düzgün tərtib edilməməsi və səhv qovluqlara yerləşdirilməsi halında bir sənəd sisteminin olması faydalı deyil.
Ofisinizdə başqasının ehtiyac duyduğu bir şeyi almağı təklif etsəniz və daha sonra hər şeyi birbaşa sizə qaytarmasını istəsəniz daha səmərəli və daha təsirli ola bilər. Sonra hər şeyin düzgün bir şəkildə düzəldiləcəyinə əmin ola bilərsiniz
Addım 4. Həyati sənədləri təhlükəsiz yerdə saxlayın
Bəzi xüsusi materialların ayrı, xüsusi yerlərdə saxlanılması lazım ola bilər. Məsələn, bəzi sənədlərin seyfdə və ya yanmaz kilid qutusunda saxlanılması lazım ola bilər. Hətta bəzi materialları saytdan kənarda, bank kassasında və ya şirkətinizin vəkil ofisində saxlamağınız lazım ola bilər.
Addım 5. Fayllarınızı mütəmadi olaraq nəzərdən keçirin
Ən azı ildə bir dəfə və ya lazım gələrsə, sənədlərinizi nəzərdən keçirmək üçün bir az vaxt ayırmalısınız. Bu araşdırmanın məqsədi, atıla biləcək sənədlərin və ya bütün qovluqların olub olmadığına qərar verməkdir və ya bəlkə də saytdan kənar bir saxlama anbarına köçürülə bilər. Bir şeyə bir daha ehtiyac olmayacaqsa, onu atmalısan. Müntəzəm olaraq istifadə etməyi gözləmədiyiniz, ancaq qeyd kimi saxlamağınız lazım olan bir şey varsa, onu anbara göndərməlisiniz.
